近年来，随着办公自动化建设的不断推进，人事教育工作也逐渐步入信息化轨道。省局先后下发了机构编制管理系统、干部任免审批表编辑器、公务员登记信息系统、人事统计报表数据处理系统、机关事业单位工资管理系统和全省系统教育培训管理软件等，并多次组织软件培训和现场操作，全 省系统人教工作的现代化管理水平得以不断提高。
    在省局的直接领导和大力支持下，黄山市局一直将各类数据库建设摆在人事教育工作的重要位置，作为一项基础性工作来抓，在历次统计上报中也都做到了快速、准确、不重、不漏，今年还被评为全省系统人事统计工作先进单位。我们认为，加强人事教育数据库建设，要从以下四个方面着手：
    一是确保各类数据库信息准确。在把好原始信息"三个关口"的基础上，如实准确地将相关信息录入各个数据库，从源头上确保信息数据的真实、可靠。第一，从来源入手把好"入门关"。接收干部人事档案时，对历史形成的材料严格审核，整理清楚，尽量避免或减少历史遗留问题的影响。在平时工作中做有心人，注意及时收集新形成的材料，并确保材料填写规范、手续完备，避免新问题的出现。第二，从"三龄一历"入手把好"审核关"。我们以公务员登记工作为契机，认真逐份查阅干部人事档案，重点进行了"三龄一历"审核，组织填写相关表格，交由本人签字确认，有疑问的及时复核。并依照公务员登记的项目标准，设计制作、组织填写了事业单位编制和工勤人员登记表，确保每位干部职工的信息准确无误。第三，从日常工作入手把好"补充关"。平时注重与有关单位和部门加强沟通、协调，对负有提供资料责任的部门和人员提出归档内容和时限要求，在接收、补充整理档案时，发现缺少材料及时进行索要。对于年度考核、工资变动等常规人事材料，则做到不积压、不拖延、收集整理经常化，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。
    二是及时做好各类数据库信息更新。当人员发生调动、职务、学历、身份证号等信息变动时，必须与原始材料见面，准确无误地采集档案信息。我们对各类数据库的信息更新工作，是采取"如遇变动、及时更新"的办法。也就是说，一位干部职工的任意一条信息发生变动，都在第一时间对所有涉及到的数据库信息进行更新，并且随时备份。这些数据库主要包括机构编制管理系统、干部任免审批表编辑器、机关事业单位工资管理系统，全省系统教育培训管理软件，以及全市系统人员花名册，编制和职数使用情况表等等。这种随时更新信息的数据库维护方式，乍听起来可能觉得很烦琐、很零散。但正是由于将数据库建设细化和分解到日常工作中，我们各个数据库的信息才能时刻保持最新状态。一到需要的时候，尤其是应对工资套改、统发等这类时间紧、任务重的工作时，就可以从容准确的提供各类人员信息。一方面掌握了工作主动权，提高了效率；另一方面也避免了工作搞突击，容易出现疏漏差错等现象。
    三是重视各类数据库信息安全。在数据库建设工作中，信息安全是十分重要的话题。及时做好数据备份等工作，加强数据库信息安全管理，是保证信息安全的基础和前提，也应该成为我们的工作习惯。如果忽视了安全管理，一旦系统软件或计算机出现问题，就可能会造成数据丢失，影响工作进度，甚至造成严重后果。所以，我们高度重视数据库信息安全管理工作，做到信息及时备份，密码不外泄，安装杀毒软件、及时升级，不浏览与工作无关的网站、不随意下载资料、安装软件，切实保障人事数据信息网络安全。
    四是善于使用各类数据库信息资源。数据信息的最终价值，是通过应用体现出来的。这就要求我们灵活整合、使用信息资源，提高信息利用率、充分发挥人事信息的综合效益。我们现在手里的数据信息比较多，像姓名、性别、学历、出生年月、参加工作时间、职务等人员基本情况信息几乎是每个数据库都涵盖的，但各个数据库的侧重点都不相同。在使用时，就要清楚地知道哪一类信息可以到哪一个数据库中查询，或直接作数据导出。例如在人事统计报表数据处理系统中，做机关、事业人才统计和工资统计年报时，绝大部分数据都可以直接或间接地从机构编制管理系统和机关事业单位工资管理系统中获取。并且这样获取的数据与手工逐一查找的相比，更加准确快捷。